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  • 线上年会策划方案详细流程

  • 信息来源:杭州活动策划(www.58organizer.com)    浏览次数:696    发表时间:2021-11-22
  • 线上年会可以突破场地、物资、隔离的限制,但欠缺参与感,更难留住参会者,而微媒能够帮助主办方补齐这一短板。线上参会者进入活动后,可以实时展示在线下场地的大屏上,与主办方、其他参会者共同互动,大大拉近彼此的距离,虽身处异地,但如共聚一堂。除了参与感,还有丰富的小游戏、抽奖等互动环节,还可以使活动更加有趣味性,无论线上线下,都能实现不错的留存效果,杭州活动策划公司和微媒有着密切的合作,可以给到优惠的价格。
    线上年会策划方案详细流程大致的流程包括:策划阶段、前期准备、场景搭建、集成推流、测试、正式活动、效果评估,下面就详细来说明。
    一、策划阶段
    一)调研需求,确认预算 
    与线下年会相比,线上形式的需求调研主要是向老板确认年会形式,完全线上还是线上与线下结合?接下来就是确定预算范围。以这两步定下基调,然后就可以联系咨询服务商,进一步确认方案了。
    (二)拟定方案
    方案拟定的基本要素有:基础信息、年会内容、预算分配、工作分类。针对线上年会的特点,每项要素具体为:
    基础信息:日期、线上参与方式、参与人数等。
    年会内容:
    1、主演播厅:场地大小、场地布置、演播形式(绿幕特效还是舞台直播)。
    2、节目呈现形式:直播还是录好之后转播。
    3、主持方式:除了主持人,还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与。
    4、互动方式:除了常规弹幕等形式,还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式。
    5、抽奖与兑换:抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等。
    预算分配:场地、礼品、特效、技术及设备支持等
    工作分类:活动文案、素材物料、场地布置、设备调试、节目筹备等
    (三)制定执行计划并推进
    线上年会拥有跟线下完全不同的推进流程。不同时间线对应的准备事项也是不一样的,因此要格外注意。
    将流程细化,倒推时间,将重点事项标红,就能得到一份清晰的执行计划表了。

    ▲线上年会执行计划表
     
    二、前期准备
    在前期准备阶段,除了常规的内容准备之外,另一个重要的部分就是宣传引流。线上活动的参与度充满不确定性,前期宣传的力度相比线下,一定要做增强。
    1、视觉(活动主画面)
    2、空间(舞美效果图)
    3、视频(环节中需要播放的视频)
    4、音乐(环节音乐)
    5、讲稿(嘉宾演讲稿及ppt)
    6、宣传、引流(这部分根据活动预算酌情考虑)
    三、场地搭建
    线上年会的特殊性在于,大部分参与者是通过镜头语言来参与年会,因此,现场部分的场景搭建,一定要重点考虑灯光、收音、摄像机位等,在做场景设计的时候,就要考虑每个机位输出的画面效果,所以做直播年会,要有电影电视导演的视角。
    四、集成推流
    这一步主要由直播供应商来解决。基本的原理大致是:摄像机输送信号至导播台,导播台信号进行虚拟效果合成,再通过推流导播软件,推流到直播平台,嘉宾通过直播页面进行观看和参与。
    五、测试
    线上线下结合模拟彩排。跟线下年会彩排类似,最好进行全流程彩排。除了内容的流程彩排之外,网络专线测试、互动测试、多地连线模拟、boss讲话模拟等核心环节需要仔细彩排。
    六、正式开始
    活动期间,最重要的是保障活动顺利进行。
    员工参与的网络环境维护,弹幕审核,突发事件处理等,需要着重关注。
    1、签到入场
    线上邀请,实时签到。前期通过邀请函的形式告知大家具体年会信息,在年会正式开始前,直播画面切到现场大屏幕,主会场可自行扫码签到,分会场的伙伴也能便捷扫码签到,对应的签到语和头像实时出现在大屏上。
    2、暖场候场
    在候场环节,主会场可通过播放祝福视频、音乐、弹幕、开始倒计时等方式进行暖场直播。
    3、年会开场
    主持人入场,介绍年会相关内容,各大分会场同步直播。
    4、领导发言
    如发言领导在主会场,可直接现场直播;如发言领导并未来到主会场,可考虑分屏连麦或以音频形式呈现。
    5、节目表演
    表演节目可以提前录播好,也可以直接现场直播,直播大屏可加入弹幕、点赞、献花、有奖激励、即时评分等互动玩法,甚至还可以设置全员游戏,让全体员工通过手机参与进来。
    6、抽奖环节
    此环节是整个年会的高潮部分,抽奖形式可以多种多样,如刷屏红包雨、大屏微信头像滚动抽取幸运儿等。

    ▲大屏微信头像滚动抽奖
     
    7、颁奖环节
    颁奖环节可通过分屏的模式,现场连线获奖员工和获奖团队,发表获奖感言。
    8、退场
    年会结束后,关闭直播平台,分会场人员退出直播间,主会场人员有序撤离会场。
    七、效果评估
    直播结束后,可以生成内容回放,进行二次传播。同时,由于在线的特殊性,数据可以充分量化。强大的后台,可以为活动的效果评估,提供全流程的充足的数据支持。
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